Hoe werk je samen als je allemaal thuis werkt?

In het Nieuwe Normaal werken we steeds vaker thuis. Als je altijd samen op kantoor werkt, kan dat behoorlijk wennen zijn. Hoe werk je zo goed mogelijk samen als je hele team thuis zit? Global Knowledge geeft in dit artikel tips.

Samenwerken is in een doorsnee kantoortuin al een uitdaging. Hoe zorg je dat de neuzen van veel verschillende karakters dezelfde kant op staan? Nu een groot deel van Nederland thuis aan het werk is, wordt het nog uitdagender. Want was het al lastig om je collega’s aan te sturen vanaf kantoor: hoe doe je dat dan effectief vanuit een online omgeving?

Global Knowledge helpt je graag – ook wij zijn thuis aan het werk. Uit eigen ervaring komen we met de volgende tips voor een succesvolle online samenwerking.

1. Zorg voor een dagelijkse virtuele vergadering

Een dagelijkse online vergadering is een mooi moment om te polsen hoe ver iedereen is met zijn of haar taken. Tegen welke uitdagingen lopen je collega’s aan? Hoe lossen jullie deze samen op? Zorg dat je met een platform werkt waarmee je met meerdere mensen tegelijk kunt bellen.

Zo’n online vergadering heeft ook een sociaal aspect: veel mensen werken nu thuis door de verspreiding van het Coronavirus. Tijdens zo’n vergadering spreek je je collega’s even en dat is niet alleen effectief – maar ook gezellig. Dat kan weer een goede motivator zijn om geconcentreerd verder te gaan met je werk.

2. Houd je voortgang bij waar iedereen het kan zien

Voor een succesvolle online samenwerking heb je een online scrumboard nodig. Op dit bord kun je in één oogopslag zien wie er met elke taak bezig is, bij welk gedeelte van deze taak hij of zij is en hoelang deze persoon met deze taak bezig is.

Een goed programma voor zo’n board is Microsoft Teams. Hoe dat precies werkt én wat de andere voordelen van Microsoft Teams zijn, kun je in dit artikel lezen.

3. Geef elkaar ruimte

Het fijne aan thuiswerken is de rust waar je je in bevindt. Die rust verdwijnt zodra een collega je in de nek hijgt. Natuurlijk moet iedereen zich aan afgesproken deadlines houden, maar het heeft geen zin om je collega zenuwachtig honderden berichtjes te sturen over de voortgang van een opdracht.

Geef elkaar ook de ruimte om iets af te maken – dat gaat niet als je voortdurend met elkaar chat.

4. Zorg dat er iets te lachen is

Werken op kantoor brengt ook een sociaal aspect met zich mee: tijdens het koffie halen kun je nog een grapje maken met collega’s.

Zorg voor een online koffiehoek: een kanaal in je projectmanagement tool waarin je goede gifjes met elkaar deelt of waarin je kunt zeggen hoe je weekend was. Dat sociale stukje zorgt ervoor dat je meer plezier aan je werkt beleeft.

5. Zorg voor discipline

Hoewel het niet verstandig is om je collega te spammen met honderden berichtjes, moeten er natuurlijk wel harde deadlines worden gesteld. Thuis werken vereist een hoog niveau van discipline: er zijn hier misschien geen kletsende collega’s, maar dat betekent niet dat er geen afleiding is.

Je zorgt onder andere voor discipline door duidelijke deadlines met elkaar af te spreken. Als een opdracht op vrijdag af moet zijn, is de opdracht ook echt op vrijdag af en niet een dag later. Zorg ervoor dat iedereen deze deadlines nastreeft, zodat je een gedisciplineerd team onderhoudt.

6. Pas op met sarcasme

Sarcasme slaat vaak dood in online communicatie – zeker als je de persoon die een cynische opmerking maakt niet hoort of ziet. Zorg ervoor dat de sfeer binnen je team goed blijft en laat een sarcastische opmerking achterwege. Je weet tenslotte nooit hoe de ontvanger deze interpreteert.

7. Volg gezamenlijk een training

Deze tips helpen je op weg, maar er komt nog veel meer kijken bij een goede samenwerking op afstand. Daarom biedt Global Knowledge de eendaagse training Werken binnen een virtueel team aan. In deze training gidst de trainer je langs de uitdagingen van op afstand samenwerken én leer je hoe je dat zo effectief mogelijk doet.  

Het mooiste aan deze training? Je volgt ‘m met je gehele team gewoon online. Meer informatie over de training vind je via onderstaande button.